저는 에버노트(Evernote)라는 앱을 사용하고 있습니다. 할 일, 메모 등을 정리할 수 있는 앱입니다.
이 회사로부터 메일을 받았는데, 개인의 정리 습관, 아이의 공부 습관 및 정리 습관에 도움이 될만하여 공유해보고자 합니다. 일부 발췌한 내용은 다음과 같습니다.
무질서의 비용
정리를 하지 않는 것은 리모컨을 잘못 놔두거나 이메일 회신을 깜박하는 것보다 더 심각한 결과를 불러올 수 있습니다.
첫째, 값비싼 비용이 듭니다.
2017년의 한 조사에 따르면 미국인은 휴대폰, 열쇠, 리모컨처럼 잘못 놔둔 물건을 찾느라 일 년에 총 2.5일을 쓴다고 합니다. 미국인들은 잃어버린 물건을 다시 사는 데에 매년 27억 달러를 지출하고, 절반 이상은 다급하게 물건을 찾다가 직장이나 학교에 지각하는 일이 잦습니다.
둘째, 정리를 하지 않으면 정서적 안정에 중대한 영향을 끼칠 수 있습니다.
데이터에 의하면 자기 집이 “어수선”하거나 “난장판” 같다고 표현하는 사람들은 “평온”하고 “활력을 준다”라고 말하는 사람들에 비해 더 우울하고 피곤해하며, 스트레스 호르몬인 코르티솔 수치가 높은 것으로 나타났습니다.
만약 재택근무를 하거나 실업 상태인 경우, 상시 어질러진 가운데 머물게 되므로 그 영향력은 더욱 커집니다.
설레지 않는 물건을 버리는 방법도 있지만 그러다 보면 가지고 있는 물건의 가짓수에만 지나치게 신경 쓰느라, 자칫 생산성을 높이는 방식으로 물건을 정리하고 사용하는 일에는 소홀해질 수도 있습니다. 게다가, 실체가 있는 물건만 혼란을 불러오는 것은 아닙니다. 사용하는 앱과 만들어놓은 파일처럼 디지털 생활도 무질서해질 수 있습니다.
업무와 개인 생활을 정리하는 목표는 생활을 정리해 차분함을 되찾고 좀 더 명료하게 사고할 수 있도록 돕는 것입니다. 방법은 사람마다 다를 것입니다. 어떤 사람들은 단순함과 미니멀리즘 속에서 최고의 능률을 발휘하고, 다른 사람들은 색상별 라벨과 일관성 속에서 질서를 찾습니다.
다양한 접근법을 실험해 자신에게 맞는 방법을 찾으세요.
시도해볼 만한 방법은 다음과 같습니다:
● 라벨과 디지털 파일에 대해 표준적인 명명 규칙을 적용하세요.
“초안_V1” 또는 “아이디어”처럼 무의미한 노트나 파일명을 만드는 것은 누구나 저지르는 실수입니다. 하지만 이 습관이 반복될 경우, 특정한 문서를 찾기가 불가능해질 수 있습니다.
표준적인 명명 규칙을 정해놓으면 디지털 업무 공간을 정리된 상태로 유지할 수 있습니다. 이 명명에 제목이나 가급적 상세한 정보를 추가하는 데에 집중하면 됩니다.
가령 프로젝트 제목, 유형, 팀원의 이름이나 머릿글자, 날짜별로 파일을 정리할 수 있습니다.
예를 들면 “초안_V1” 대신 "20200701_체계적 정리법_v1_Nerim"과 같이 날짜, 초안 제목, 버전, 작성자명을 추가할 수 있습니다. 자신에게 맞는 형식을 찾아보세요.
프로 팁:
• 특수문자(예: @, #,!)는 숫자(0-9)보다 먼저, 숫자는 문자보다 먼저 정렬됩니다.
가장 중요한 노트의 시작 부분에 특수문자를 사용하면 그 노트가 항상 노트 목록 최상단에 표시되게 할 수 있습니다.
• 날짜별 정렬이 유용한 경우, YYYY-MM-DD의 날짜 형식을 따라야 순서대로 표시됩니다.
● 책상 공간을 최적화하세요.
책상 위에 종이, 노트, 펜, 군것질거리 등이 쌓이다 보면 어느덧 잡동사니 더미가 되기 쉽습니다.
이 모든 물건은 용도가 있지만, 그걸 정리하고 진열하는 방식은 업무 능률에 큰 영향을 줍니다. 책상이 어수선할수록 스트레스와 불안감이 높아지기 때문입니다. 그렇다고 아무것도 없는 책상이 무조건 최선은 아닙니다. 각자에게 맞는 최적의 책상 배치는 전적으로 자신에게 달려 있습니다.
예를 들어, 정리전문업체 STR8N Up의 사장은 기사에서 “시각적으로 업무를 처리하는 사람은 모든 것을 보이지 않게 치워두면 능률적으로 일하지 못한다.”라고 말했습니다. 시각적 단서가 필요하다면 책상 위에 서류와 물품을 꺼내놓되, 색상 시스템을 사용해 한눈에 업무를 파악할 수 있습니다.
책상을 정리하는 또 하나의 방법은 하루의 업무 흐름을 생각해보는 것입니다. 가장 자주 사용하는 물건 3~5가지를 파악하여 손 닿는 곳에 배치하세요. 나머지는 따로 수납하거나 치워둘 수 있습니다. 혹은 본능적인 선형 처리 성향에 맞게 책상을 구성하세요. 가령, 컴퓨터나 전화기처럼 “들어오는” 물건은 왼쪽에 배치하고, 가운데는 작업 공간으로 비워두며, 스테이플러나 완성된 서류 작업처럼 “나가는” 물건은 오른쪽에 배치하는 것입니다. 여러분이 일하고 정보 처리하는 방식에 직관적으로 맞아떨어지는 방법을 찾을 때까지 다양한 배치 방법을 시도해 보세요.
● 종이 없는 사무실을 실현해 쓰레기와 잡동사니를 줄이세요.
생활은 갈수록 디지털화되고 있지만 종이는 여전히 오늘날의 현실입니다. 평균적인 사무직 노동자는 연간 10,000장의 종이를 사용하며, 일부는 재활용되기도 하지만 대부분은 책상 위 문서 보관함에 그대로 놓여 있습니다.
인쇄된 문서를 사용하면 “Ctrl + F” 단축키를 사용해 올바른 정보를 찾는 편리함을 더는 누릴 수가 없습니다. 종이 없는 사무실을 실현해 정보 검색 시간을 절약하고 물리적인 공간을 깔끔하게 정리하세요.
● 정리를 습관화하세요.
새 집이나 사무실로 이사한 후, 혹은 어느 날 오후 시간을 들여 디지털 생활을 간소화하고 난 후, 얼마나 정돈된 느낌이 들었는지 떠올려 보세요. 그런데 몇 달 뒤 예전의 상태로 돌아가지 않았나요? 책상은 흩어져 있고, 정리 시스템은 더 이상 사용하지 않으며, 파일명은 엉망진창인 상태 말이죠.
이것은 완벽히 정상적인 일이고, 정리된 상태를 유지하려면 계획을 미리 세워두어야 합니다.
다음 팁은 한 번 사용하고 끝나는 전략이 아니라, 정기적인 습관으로 자리 잡아야 합니다. 매일 하루를 마무리하면서 10분 동안 디지털과 물리적 공간을 청소하거나, 금요일마다 한 시간씩 집중적으로 정리해도 좋습니다.
다양한 정리 방법:
• 작업 공간이나 집을 돌아다니면서 되는 대로 놓여 있는 물건들을 모으세요. 그런 물건들을 물리적인 서류함에 집어넣거나 디지털화하세요.
• 컴퓨터 데스크톱 화면을 정리하고, 다운로드 폴더를 청소하고, 휴지통을 비우세요.
• 모든 디지털 인박스(이메일처럼 새로운 정보를 받는 곳)를 살펴보면서 자료를 보관하거나, 삭제하거나, 특정 폴더로 옮기세요.
단순함은 좀 더 명료한 사고로 이어집니다.
생활을 정리하는 것은 단순히 잡동사니를 없애는 것만을 의미하지 않습니다. 그것도 하나의 방법이지만 보다 종합적인 접근법을 취해야 합니다.
차분함을 되찾고 좀 더 명료하게 사고하려면 어떻게 해야 할지 생각해 보고, 그 방법을 물리적 공간, 업무 흐름, 앱, 디지털 파일에 적용하세요. 그리고 반드시 모든 것을 내다 버릴 필요는 없다는 점을 기억하세요.
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